התנדבתם לתפקיד ועד הבית ? הגיע תורכם לכהן בתפקיד ? נאלצתם להירתם למשימה כתוצאה ממחסור במתנדבים באסיפת הדיירים ? להלן מספר עצות שנאספו במרוצת השנים תוך עבודה מול מספר רב של נציגי דיירים, טיפים שיועילו גם לועדי בתים מנוסים, ובכוחם למנוע אי נעימויות והוצאה של כספים מיותרים.
היעדר הפרשה לבלת"מ בתקציב החודשי
אחת הטעויות הנפוצות מחד והמשמעותיות מאידך, היא העדר כסף בתקציב הוועד החודשי לבלתי צפוי.
לאחר חישוב כל ההוצאות החודשיות הצפויות (ובעיקרן ניקיון, גינון, מעליות, חשמל, ביטוח וכו' ), נוטים לעיתים שלא להשאיר כסף לשעת חירום לכל ההוצאות שאינן בשוטף.
על ועד הבית להשאיר לעצמו את היכולת התקציבית לטפל בבעיות שוטפות חד פעמיות מבלי להזדקק לאיסוף כספים מהדיירים כל עת שבעיה שכזו מתרגשת על הבניין.
תחת הכותרת של בלתי צפוי מסתתרות אינספור בעיות נפוצות ומוכרות לכולנו :תיקוני אינסטלציה, תיקוני חשמל, תיקוני אינטרקום, תיקוני מעלית שאינם תחת אחריות, דלתות, נורות, חלונות, תיקוני איטום גג ולמעשה כל תקלה שיכולה או עלולה לצוץ במהלך השנה. יתרה מכך, הכסף הנצבר יכול לשמש את ועד הבית בהוצאות יזומות כגון שתילת פרחים בגינה, שי לחג לספק זה או אחר, שדרוג דקורטיבי ועוד.אי קיום הפרשה לחירום בתקציב עלול לגרום לאחד משני תרחישים גרועים : הראשון – אי טיפול בתקלות (הליך שיביא בסופו להתגברות והחמרת הבעיות), והשני – גביית כספים נוספת מכלל הדיירים לטיפול בבעיה שאינה מתוקצבת (מה שעלול להביא למרמור בקרב דיירי הבניין).
אי קיום כיסוי ביטוחי בסיסי לבניין
הסעיף החשוב ביותר בתקציב הבית המשותף הינו הביטוח.
ביטוח חבות מעסיקים
שוב, כיסוי ביטוחי הכרחי במקרה בו ועד הבית מעסיק עובד ישירות ומתקיימים בין הצדדים יחסי עובד מעביד. ברוב המכריע של המקרים, האמור לעיל נוגע למנקה חדר המדרגות. כאשר המנקה הינו מועסק של ועד הבית (קרי, אינו חברה או עצמאי המספקים חשבוניות לוועד הבית וחתומים על חוזה קבלני המאשר כי אין יחסי עובד מעביד בין הצדדים), חובה על ועד הבית לדאוג לביטוח חבות מעסיקים. העלות זולה ביותר ועומדת על 120 ₪ לבניין לשנה בלבד(!) המספקת כיסוי של עד 20 מיליון ₪ לתביעה בכל הנוגע לפציעת המועסק תוך עבודתו בבניין או כתוצאה ממנה.
שקיפות בניהול ועד הבית
מרבית הסכסוכים בין הדיירים לנציגם בוועד הבית, יכולים להימנע ע"י שקיפות בניהול הוועד ומתן מידע מלא לדיירים ובעלי הדירות. במקרים אלו, לדיירים המשלמים את כספי הוועד יש לעיתים הרגשה כי הכספים מנותבים שלא כשורה או לחלופין שגובה מיסי הוועד גבוהים מן ההכרחי.מתן מידע מלא לכלל הדיירים יכול למנוע סכסוכים ותלונות מצד הדיירים בכל הנוגע לניהול הכספים.
חוסר היכרות בסיסית עם חוק המקרקעין
דוגמאות ספורות בלבד לידע בסיסי הנדרש לניהול ועד הבית :
- חלוקת תשלומי הוועד לפי גודל הדירה היחסי (שטח ריצפה מקורה ללא הצמדות) אלא אם כן נקבע אחרת בתקנון או לחלופין כשישנה הסכמת 100% מבעלי הדירות בבניין לתשלום שווה של מיסי הוועד.
- רוב מספיק לקבלת החלטות באסיפות הדיירים. לדוגמא: רוב רגיל (51% מבעלי הדירות) לכל הוצאה שעיקרה שמירה על המצב הקיים, רוב מיוחד לצורך שדרוגים כגון הוספת מעלית וכו, רוב של 100% לשינוי יעוד שטח משותף או פגיעה אפשרית בקניין מי מבעלי הדירות, רוב של 66% למינוי חברת ניהול חיצונית ועוד.
- קיום אסיפת דיירים כחוק. הודעה בדבר האסיפה חמישה ימים טרם האסיפה לכל הפחות. הודעה במקום בולט, פרסום הנושאים העומדים על הפרק, דחיית האסיפה במחצית השעה למקרה שלא הגיע מניין חוקי וכו.