בחירת חברת ניהול

בעידן המודרני, יחד עם התארכות שעות העבודה, לחצי היומיום והטיפול במשפחה, קשה יותר ויותר למצוא מתנדבים לניהול ועד הבית שישקיעו את זמנם ומרצם בגביית מיסי הוועד, ניהול תקלות וכריית אוזן קשבת לטרוניות השכנים.

על המכהן כוועד הבית לעשות זאת בזמן המועט הפנוי שיש בין עבודתו ומשפחתו. לאור זאת ניתן להבין את המוטיבציה במעבר ההולך וצובר תאוצה לניהול ועד הבית ע"י חברת ניהול ואחזקת מבנים.

יחד עם זאת, המעבר צריך להתנהל בבקרה ופיקוח, שלב אחר שלב בכדי לוודא כי גם לאחר העברת ניהול ועד הבית  לחברת ניהול – הבית המשותף מנוהל נכון, בתיאום מלא עם דיירי הבית, כי אחרי הכל מדובר בשמירה על איכות חיי היומיום וסביבת המגורים של כולנו.

1. תחילה כמובן יש להעביר החלטה עקרונית של רוב בעלי הדירות בבניין. נוסח ההחלטה צריך להיות – מעבר לחברת ניהול חיצונית בתשלום ובחירת נציג הדיירים כאיש קשר אל מול החברה. בשלה הראשוני ניתן לערוך סקר קצר בדבר המוכנות של דיירי הבית למעבר לחברת ניהול ורק בשלב מאוחר יותר להחתים פרוטוקול מסודר.

2. לאחר קבלת הסכמה עקרונית מבעלי הדירות, יש לפנות למספר חברות ניהול בכדי לקבל התרשמות על טווח המחירים של דמי הניהול לעומת סל השירותים אותו מספקת החברה עבור דמי ניהול אלו.

3. עם בחירת חברת הניהול אתה תרצו להתקדם, יש לעבור יחד על פרטי הבניין מבלי להחסיר דבר. כל נתון כספי או אחר עלול להיות חשוב בעבודה מול חברת הניהול ובשביעות הרצון מהחברה.

4. לאחר בניית תקציב נכון לבניין (לעיתים נדרשים שינויים מהתקציב הקיים כגון הוזלת ספק כזה או אחר, שינוי תדירויות או הגדלת ההפרשה החודשית לטיפול בתקלות) המוסכם על ועד הבית, יש לכנס אסיפת בעלי דירות ובה יציג נציג חברת הניהול את התקציב, שירותי החברה ודמי הניהול המוצעים. באסיפה תינתן האפשרות לכל דיירי הבית לשאול על החברה ועל נושאים נקודתיים החשובים להם.

5. והיה והתקבלה החלטה באופן חוקי – היינו רוב של 66% מבעלי הדירות בבניין, יש לסכם את ההחלטה בפרוטוקול מסודר ובו בין היתר:

6. עוד טרם נעביר את המושכות לחברת הניהול, יש לוודא תיאום ציפיות, חפיפה פיסית מוסדרת על כל המערכות בבניין, העברת תיק הבניין בצורה מסודרת (כולל רשימת דיירים, ספקים, תשלומים, מפתחות וכו).חשוב מכל, לא לשכוח – חברת הניהול על עובדיה הינם חדשים בכל הנוגע לבניין שלכם, אין להם את ההיכרות המעמיקה שיש לכם עם הדיירים והמערכות, ואין להם את תדירות הביקורים בבניין כשל הדרים בו.

על כן יש לשמור על קשר רציף עם נציגי החברה, להעיר ולהאיר את עיניהם בכל תקלה שהיא מוקדם ככל האפשר, ובתחילת הדרך גם לוודא כי דרך הטיפול בתקלות הולם את דרישות הדיירים ואת הנהוג בבניין עד כה. בהצלחה.